Wanneer we het hebben over procesgericht organiseren, bedoelen we niet het organiseren rondom deelprocessen, zoals bijvoorbeeld het salesproces. In functioneel ingerichte organisaties worden processen vaak per functionele afdeling gedefinieerd. We bedoelen primaire processen, van klant tot klant. Wanneer processen op een dergelijk brede wijze worden gedefinieerd, is te zien dat zij in een traditionele organisatie vaak over verschillende afdelingen zijn uitgespreid en dit werkt afstemmingsproblemen in de hand. Hoe meer afstemming er gedurende het proces nodig is, hoe belangrijker het is dat dit op natuurlijke iteratieve wijze mogelijk is.
De eenvoudigste wijze, om communicatie mogelijk te maken, is die mensen die voor elkaar qua relevante informatie van belang zijn samen te brengen in een organisatorische eenheid. Natuurlijk is het niet altijd even zwart-wit welke informatie nu het meest relevant is. Het in kaart brengen van relevante afstemmingsbehoeften en het toekennen van een gewicht qua relevantie is echter een belangrijke stap om tot inzicht te komen. De belangrijkste informatiestromen kunnen dan in de organisatiestructuur ondersteund worden. En die afstemmingsvlakken die vanwege zwaarder wegende relevantie van andere vlakken niet volledig op organisatorische wijze kunnen worden ondersteund, kunnen dan in ieder geval goed worden onderkend. Hierdoor kan er voor worden gekozen om de communicatie omtrent deze afstemming op andere wijze vorm te geven.
Een procesgerichte organisatie is gevormd rondom haar meest relevante proces(sen). Welk proces het meest relevant is, is voor iedere organisatie anders. De meest voor de hand liggende methode voor het in kaart brengen van de meest relevante processen is door middel van interviews met medewerkers. Geselecteerd op basis van een dwarsdoorsnede van de organisatie.
Welk proces het meest relevant is is voor iedere organisatie in de loop van de tijd aan verandering onderhevig. Voor een procesgerichte organisatie is het daarom noodzakelijk de relevantie van haar processen te toetsen. En om zelf de kunde op te bouwen om, indien er signalen zijn dat de communicatie niet meer voldoende ondersteund wordt in de bestaande structuur, te komen tot een nieuwe structuur. Eventueel kan hierbij opnieuw de hulp van een externe deskundige worden ingeroepen, maar het is van belang dat de organisatie zelf in staat is snel te zien dat de huidige structuur niet meer voldoet. Op die manier heeft de disfunctionele structuur niet zoveel tijd gehad om emotionele schade en vervreemding te veroorzaken.
